Preservar Antiguas Cartas

Si tienes la suerte de tener un montón de cartas familiares antiguas, estás rodeado de una mina de oro. Desde la invención del teléfono, el correo electrónico, los mensajes de texto, Twitter y Facebook, por nombrar sólo algunas de las formas modernas de comunicación, la correspondencia se ha quedado en el olvido. Esas viejas cartas en tu colección de registros genealógicos deben ser preservadas para las generaciones futuras. Ya sea que tengas 100 cartas o sólo una, son importantes para tu historia familiar y se suman a la historia de la familia.

Algunas de las cartas que puedes tener en tu colección podrían incluir cartas de guerra. Éstas no sólo son importantes para la historia de tu familia, sino también para la historia del mundo, especialmente si tu antepasado escribió sobre la guerra en sus cartas. Las cartas de amor son un excelente recurso para obtener información genealógica y para saber cómo se conocieron y se enamoraron tus antepasados. Algunas de mis cartas favoritas son las cartas de viaje, aquellas cartas escritas por miembros de la familia que emigraron a diferentes partes de los Estados Unidos o de un país a otro. Preservar sus experiencias es esencial para proteger la información y evitar que se pierda.

Organízate

Lo primero es lo primero, vamos a organizarnos. Muchos genealogistas tienen montañas de cartas, cajas de zapatos llenas de cartas o montones de cartas sujetas con una goma elástica o cinta. Conseguir que esto se organice te ayudará a gestionar tus registros genealógicos, y durante el proceso, probablemente encontrarás información que desconoces.

–Ordena tus cartas en sucesión cronológica. Esta es una manera sencilla de empezar a organizar sus cartas. Utiliza la fecha de la carta o la fecha del matasellos del sobre. Sólo sé coherente, usa uno u otro.

–¿Tienes cartas de varios miembros de la familia? Organízalas primero por apellido y luego por orden cronológico para cada apellido. Esta es una gran opción a la hora de ordenar si te preocupa encontrar las cartas de una persona de forma rápida y eficaz.

–Si tienes grupos de cartas para diferentes eventos en la vida de tus antepasados, tal vez puedes organizarlos por evento. Por ejemplo, pon todas las cartas de la Segunda Guerra Mundial juntas, todas las cartas de la universidad juntas, etc. Después de agruparlas, ordénalas por fecha.

–La parte más importante de la organización de las cartas es encontrar un sistema que funcione para ti. Luego, sé constante en tus métodos durante todo el proceso.

Desplegar y aplanar

Una vez que hayas decidido el método de organización, es el momento de hacer algo de trabajo de preservación. Tal vez hayas oído la palabra “preservación” y realmente no sepas lo que significa. Significa “tomar medidas para prevenir el deterioro o la pérdida”, según el Glosario de Términos de la Sociedad Americana de Archiveros.

Como archivista, la pregunta número uno que me hacen los genealogistas cuando se trata de cartas familiares antiguas es: “¿Dejo la carta en el sobre o la saco?” Mi respuesta es siempre la misma: Saca las cartas de los sobres.

Dejar las cartas dobladas y en sus sobres hará un daño mayor con el paso del tiempo. La razón principal es que la gente con frecuencia las saca de sus sobres para leerlas una y otra vez, lo que puede causar daños. Los pliegues de las cartas, con el tiempo, debilitarán el papel y lo desgarrarán o rasgarán. No quieres que eso suceda, así que aquí tienes algunos pasos que puedes seguir en casa para conservar las cartas de tu familia.

• Saca cada carta de su sobre y despliégala para que quede plana. PRECAUCIÓN: Procura no mezclar cartas y sobres. Guarda cada carta con su sobre. Te sugiero que a medida que retires y aplastes cada carta, utilices un clip de plástico para sujetar la carta a su sobre. NO UTILICE CLIPS METÁLICOS Por favor, no utilices clips metálicos, de hecho, NUNCA utilices ningún metal en ninguno de tus documentos. Los clips metálicos dañarán sus documentos al oxidarse y adherirse a ellos. Esto puede causar manchas de óxido y tal vez desgarros al tratar de extraer los clips del papel.
• Si tus cartas han estado dobladas hacia arriba y en sus sobres durante mucho tiempo, es posible que no queden planas automáticamente. En este caso, tendrás que tomar medidas para ayudarlas a aplanarse. Pon la carta sobre una superficie limpia y seca, alejada de la luz del sol, donde pueda permanecer intacta durante un tiempo. Asegúrate de poner el sobre con la carta. Si bien es probable que no sea necesario aplanar el sobre, no es conveniente separar la carta del sobre.

Encapsular

Ahora que ha aplanado sus cartas, está listo para encapsularlas. El término “encapsular” significa “encerrar algo o cubrir completamente algo”. El propósito de encapsular tus cartas y sobres es protegerlos completamente de daños mientras se manipulan. Idealmente, no manipules mucho tus cartas. El encapsulamiento también ayudará a evitar que el polvo y la suciedad entren en contacto con ellas.

• Necesitas comprar fundas para archivar documentos sin ácido, sin lignina y que hayan pasado el test de actividad fotográfica (P.A.T.). El material utilizado en estas fundas puede ser mylar, poliéster o polipropileno. Las fundas vienen en todos los tamaños para acomodar diferentes tipos de papel. Asegúrate de tener el tamaño adecuado para tus cartas y deja alrededor de un cuarto de pulgada de espacio. No querrás meter cartas en las fundas o tener demasiado espacio en las fundas para que las cartas se muevan. No escatimes en este paso; debes usar las fundas adecuadas.
  Asegúrate de colocar el sobre con la carta en la funda. No los separes; mantén la carta y el sobre juntos todo el tiempo. Si tu sobre todavía tiene la solapa intacta, asegúrate de que esté doblado sobre sí mismo para que no toque la carta. La tira de pegamento que aún se encuentra en la solapa del sobre puede contener productos químicos que podrían dañar tu carta si entra en contacto con ella.
  Cuando hayas colocado la carta y el sobre juntos en la funda, verás que la funda se cierra inmediatamente alrededor del documento a causa de la electricidad estática. Esto es lo que mantiene la funda cerrada para proteger tus cartas y evitar que se caigan.

Una vez encapsuladas las cartas, colócalas en un archivo de carpetas y luego en archivadores o puedes colocarlas en carpetas de tres anillos.

Las cartas familiares son una colección de registros única e irrepetible. La información que contienen es invalorable y debe ser preservada.

Este es un artículo invitado por la archivista y genealogista profesional Melissa Barker, propietaria de Once Upon A Time Genealogy. Tiene más de 26 años de experiencia en investigación genealógica y seis años de experiencia en el campo de la gestión de archivos/registros.