Cree la reunión familiar perfecta en 12 pasos

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Schelly Talalay Dardashti es Asesora Genealogista de E.E.U.U. de MyHeritage.

¿No sería genial que su familia dispersa por el mundo pudiera reunirse en una ocasión? Hasta ahora algo de esto puede lograrse por Skype y Email.

Algunas familias planean reuniones familiares anuales o bianuales, mientras que otros se reúnen puntualmente cada año desde hace décadas. Otros nunca han logrado organizar una reunión.

Hemos estado hablando de esto con nuestra familia Dardasthi -Hay tantos parientes que necesitaríamos un estadio de fútbol. Hace varios años, tuvimos una mini-reunión con los descendientes de 6 ramas de los Talalay. Probablemente fue la primera vez en más de 100 años que estas ramas estuvieron juntas desde finales de 1890, cuando muchos primos dejaron Bielorrusia y Rusia por los E.E.U.U. Todos estábamos realmente impresionados por el parecido familiar y de las personalidades.

Su sitio familiar en MyHeritage es una gran manera de comunicarse con los asistentes a la reunión, compartir la planificación y el programa pre evento. Posterior al evento puede proporcionar fotos y vídeos para que toda la familia pueda verlos. Esto alentará a los que no asistieron a hacerlo la próxima vez.

¿Cómo planear una reunión familiar exitosa? Aquí hay 12 pasos que pueden ayudar:

  1. Organizarse
    Delegar las responsabilidades en un grupo de personas, es una excelente idea, pero Ud. necesitará un presidente -¿tal vez Ud.?- Algunas tareas, dependiendo de lo grande que sea el evento incluyen las reuniones de los comités, llevar listas de voluntarios y puestos de trabajo, manteniendo un calendario que los familiares puedan ir siguiendo. Piense en comités de actividades, alimentos y difusión.
  2. Tipo de Evento
    Las reuniones familiares pueden ser informales o formales, planificadas con un presupuesto ajustado o totalmente de lujo. Un picnic puede ser fácil y rentable a la vez. ¿O tal vez una cena en un restaurante? ¿Y si fuera un viaje de acampada? ¿Un parque temático? ¿Un viaje en familia? ¿Unas vacaciones esquiando? Hay muchas posibilidades que pueden ser evaluadas y serán determinadas por la distancia y el costo.
  3. Elegir una fecha
    Debe pensar en la temporada y estación, si son días festivos. ¿Cuánto tiempo durará el evento? Si es un día, una noche o un fin de semana. Por ejemplo en España los meses de mayo y junio son destinados a la celebración de de bodas, graduaciones y comuniones. Esto afectará a la participación y también las actividades.
  4. Localizar a familiares
    ¿Será este evento para todos los descendientes de un antepasado inmigrante o, por ejemplo sólo una rama de la línea de su abuela? Cuanto mayor sea el grupo, mas planificación necesitará. Y también el número de personas que se espera puede transformarse en el aspecto más costoso del evento (lugar más grande, etc). ¿Cómo encontrar parientes perdidos? Si Ud. es un buen investigador de antecedentes familiares, posiblemente ya tendrá muchos nombres y direcciones. Utilice los beneficios sociales de las redes como Facebook y Twitter, así como los sitios de Genealogía como MyHeritage, para encontrar a parientes perdidos hace mucho tiempo. Por supuesto, si Ud. ha mantenido una lista de direcciones, números de teléfonos y correos electrónicos de familiares al día, va a ser muy fácil actualizarlos. Su lema debe ser “mejor tarde que nunca”. Comience a construir su lista de familiares desde ahora.
  5. Ubicación de la reunión
    Los grupos pequeños pueden reunirse en el jardín de una casa, un pequeño hotel (casa rural) o un parque temático. Según Family-Reunion.com las opciones también pueden incluir acampar, un fin de semana de hotel desayuno incluído, la casa ancestral o la ciudad de la familia (un viaje acerca de las raíces), un crucero familiar, etc. En verano, acudir a la piscina será bien recibido por los participantes, en especial por los familiares más jóvenes. Recuerde que cuanto más caro sea el costo, menor será el número de asistentes.
  6. Pagar por ello
    Trate de ser realista en su planificación y considere la mejor manera de mantener los costos bajos. Cree un presupuesto, determine la forma de cobrar el dinero a los participantes, piense en la forma de recaudar fondos como una rifa o una subasta. Mantenga buenos registros de los gastos y los pagos recibidos.
  7. Diversión
    Mantenga el interés  junto con un discurso de bienvenida, otorgar premios y certificados para los asistentes más antiguos o el más joven, el que viajó más o el que reside mas cerca, compilar las recetas de la familia en un libro, un libro de historia de la familia, gráficos de regalo para colocar en la pared que ayuden a los familiares a ver la manera en que están relacionados. No se olvide de camisetas, sombreros, libro de visitas para firmar, y un libro de recuerdos del reencuentro. Ud. puede crear un sitio web de la reunión familiar y colocar fotografías, vídeos e información de otros eventos. Se puede conservar privado con acceso sólo a los familiares en la lista de invitados. Su sitio familiar de MyHeritage también se puede utilizar para esto.
  8. Planee actividades para jóvenes y mayores
    Infórmese sobre actividades adecuadas para romper el hielo, juegos, cuentacuentos, actividades especiales para niños, una mesa con artesanías, recuerdos familiares, fotos de grupo, fotos históricas de la familia, un vídeo del reencuentro, un mapa de la familia, un show de talentos, parodias de la familia, investigación de la historia familiar, una cápsula del tiempo, concursos de engullir pasteles, fotos de bebés, un servicio religioso u otros. Hay muchas ideas en los recursos que aparecen al final de este artículo.
  9. Elija un tema
    Un tema hace que sea más fácil planificar las actividades, comida, invitaciones y otros detalles. Algunas posibilidades podrían ser la inmigración, la historia familiar, aniversario, cumpleaños, circo, día de fiesta, safari o cualquier otra cosa. Muchas reuniones familiares se centran en la historia familiar y el grupo de descendientes de una persona o una pareja, mientras se cuenta la historia de la familia desde antes de la inmigración.
  10. Que cada uno conozca la información
    Mantener informados sobre los detalles a todos los familiares: fecha, hora y lugar; las personas de contacto (comités), actividades planificadas por personas o familias. Hágales saber lo que está incluído o lo que es adicional. Publicar actualizaciones y recordatorios a intervalos regulares. Proporcionar instrucciones de viaje e información de pago, recuerde a los familiares enviar tarjetas de respuesta, recomendación de ropa para eventos especiales y otros detalles. Utilice su sitio familiar en MyHeritage para dejar saber a su familia acerca de los planes de reunión.
  11. La comida y la familia
    Los días de campo son una solución fácil (todo el mundo sabe lo que le gusta y no le gusta a su propia familia) y también los platos para compartir. Un restaurante u hotel es agradable, si el gasto no es demasiado alto para la mayoría de los asistentes. Un servicio de catering en el patio o casa de alguien es siempre una buena posibilidad. Recuerde que algunas personas tienen necesidades de alimentos relacionadas con la salud, preferencias personales o motivos religiosos. ¿Necesitará mesas y sillas adicionales?
  12. No hacerlo todo Ud. mismo
    Organizar comités (veáse paso 1). Pregunte a las personas quien está dispuesto a participar en el comité de montaje y de limpieza. Asegúrese de que alguien en particular o grupos de personas están tomando muchas fotos durante el evento.

Planee la próxima reunión.

Si ha llegado hasta aquí, seguro que está pensando cómo hacer que la próxima reunión sea aún mejor. Pida a los asistentes que completen un formulario de evaluación en el mismo evento (luego no recordarán enviarlo por correo). Actualice datos (nacimientos, matrimonios, defunciones, direcciones, correos electrónicos, números de teléfono). Envíe notas de agradecimiento a todos los que ayudaron. Durante el año -y como preparación para la próxima reunión- produzca un boletín de la familia para mantener informados a todos sobre lo que irá ocurriendo.

Recursos en línea

Family-Reunion.com tiene muchos artículos y enlaces con más información.

Reunions Magazine ofrece recursos variados, experiencias familiares reales e ideas para planificar la reunión perfecta. Lea el último número gratis en línea (en inglés).

¿Ha planificado o asistido a una reunión familiar? ¿Cuál fue la mejor parte? ¿Qué fue lo más complicado de planear? Por favor, comparta sus experiencias. ¡Esperamos leer sus comentarios!

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  • María dolores Sales Colomina


    julio 23, 2015

    Me lo pensaré.La idea me gusta !!!Gracias.

  • Elizabeth B.Wylie


    julio 23, 2015

    En mi familia organizamos juegos deportivos y los diferenciamos por “Copa”, por ejemplo: el año pasado se denominó “Copa Julita” por ser la tía Julita (Julia) la última de esa línea familiar (la más vieja y ahora fallecida). Competimos entre familias por trofeos. Deportes como kikimball, softball, fútbol, voleiball, bolas criollas, pin pon, dominó y ajedrez. Sumamos puntos para que al final resulte una familia ganadora y esa organizará el evento el próximo año.
    Alquilamos un complejo deportivo con un pequeño estadio, alli se hace la inauguración con una banda tocando a la entrada y las familias entrando en fila india y organizándonos al final por columnas. En ese momento se escoge a la madrina o reina de los juegos mediante sobres (no por belleza, ni votos). Cada niña toma un sobre y el que diga “reina” será la ganadora. El presidente da unas palabras de bienvenida y empiezan los juegos. 3 días completos para compartir, hay comida para todos. Previo a los juegos organizamos rifas, bingos familiares y eventos pequeños para recaudar fondos…tarea difícil, pero sí se puede!

  • Elizabeth ochoa giraldo


    julio 24, 2015

    Mi familia siempre organizamos la fiesta de fin de año la hacemos por 6 dias y nos alcanzamos a reunior casi 100 personas llevamos 8 fechas anuales son muy bonitas las llamamos i tegracion familiar familia ochoa.

    • Sonia Meza


      julio 24, 2015

      ¡Qué interesante Elizabeth! Cuando quiera puede compartir fotos con nosotros, seguramente inspirarán a otros 🙂

  • Agustina Espinoza Venzor


    julio 24, 2015

    Mi familia es pequeña, pero nunca se sabe, y me gustaría poder organizar una reunión familiar realizando una investigación previa para buscar más familiares, tal vez se agrande la familia.

  • Marylu Nicholls


    julio 25, 2015

    En la ultima reunion a cada rama familiar se le dio una camiseta las cuales se diferenciaron por colores asi se sabia de cual venian

  • Cliserio Barroso Rey


    julio 25, 2015

    Muy interesante y especialmente útiles los 12 “tips” o pasos para la reunión familiar perfecta.
    En nuestra familia por parte de la línea materna nos hemos reunido en varias ocasiones, cada 3-5 años, con un máximo de asistentes de cerca de 200 personas. Para ello realizamos previamente algunos de los pasos recomendados, pero definitivamente nos faltaron algunos importantes, que esperamos poder efectuar oportunamente para mejorar la organización de nuestros próximos eventos.
    Gracias y un saludo afectuoso.

  • annabell


    junio 6, 2017

    hola necesito una actividad para presentar a la familia en 10 minutos de una integracion de confraternidad familiar